Política de Tratamiento de Datos Personales

Establecer los criterios, finalidades, procedimientos y medidas que AUTOFRIO IMPORTACIONES S.A.S. (en adelante, AUTOFRIO) aplica en la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que trata en desarrollo de su objeto social, así como los mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y de revocar la autorización otorgada.

Esta política aplica a la totalidad de las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de AUTOFRIO, en calidad de Responsable o de Encargado, en el territorio colombiano.

Es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, contratistas, proveedores y terceros que, en razón de su vínculo con AUTOFRIO, accedan o traten datos personales bajo su control.

Nota sobre clientes personas jurídicas. Los datos de identificación de una sociedad no constituyen dato personal. Sin embargo, los datos de sus representantes legales, contactos comerciales, compradores y personal de contacto sí lo son y quedan cubiertos por esta política.

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012 — régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (Título 2, Capítulos 25 y 26).
• Ley 1266 de 2008 — habeas data financiero, crediticio y comercial, modificada por la Ley 2157 de 2021.
• Decreto 090 de 2018 — ámbito del Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circulares externas y doctrina de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible; entre otros, los relativos al estado civil, a la profesión u oficio y a la calidad de comerciante.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación; entre otros, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, los datos de salud, de la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en esta política, AUTOFRIO.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: envío de datos a un Encargado para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AUTOFRIO aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 4° de la Ley 1581 de 2012.

8.1. Comerciales y contractuales

• Gestionar cotizaciones, pedidos, despachos, facturación y recaudo.
• Verificar la identidad y la capacidad legal del cliente y su representante.
• Realizar el estudio, otorgamiento y seguimiento de cupos de crédito y condiciones de pago.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamaciones de garantía y solicitudes de soporte técnico.
• Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial y adelantar su cobro judicial o extrajudicial.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.

8.2. Mercadeo y comunicaciones

• Enviar información sobre productos, precios, promociones, catálogos, capacitaciones y eventos, por correo electrónico, WhatsApp, mensajes de texto, llamadas o medios equivalentes.
• Invitar a programas de fidelización o de canal.

8.3. Proveedores y contratistas

• Registro de proveedores, verificación de idoneidad, contratación, pagos y cumplimiento tributario.

8.4. Talento humano

• Adelantar procesos de selección, contratación, administración de nómina, seguridad social, capacitación, seguridad y salud en el trabajo, y gestión del desempeño.
• Conservar hojas de vida de aspirantes no seleccionados en el banco de elegibles.

8.5. Legales, contables y de control

• Cumplir obligaciones tributarias, contables, aduaneras, cambiarias y de facturación electrónica ante la DIAN y demás autoridades.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales.
• Prevenir el fraude, el lavado de activos y la financiación del terrorismo, incluyendo consultas en listas restrictivas.
• Controlar el acceso a las instalaciones y garantizar la seguridad de personas y bienes mediante videovigilancia.

Parágrafo. AUTOFRIO no utilizará los datos para finalidades distintas a las aquí señaladas sin obtener una nueva autorización del titular.

9.1. AUTOFRIO trata datos sensibles únicamente cuando resulta indispensable, en particular:

• Datos de salud de empleados, en cumplimiento de las obligaciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y del sistema de seguridad social.
• Imagen captada por los sistemas de videovigilancia instalados en oficinas, bodega y zonas de cargue.

9.2. Cuando se recolecten datos sensibles se informará al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento, y se le indicará cuáles de los datos solicitados tienen ese carácter y la finalidad específica de su tratamiento. La autorización deberá ser explícita.

9.3. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se limita a los casos en que responda y respete su interés superior, y se realiza previa autorización del representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. AUTOFRIO trata estos datos únicamente respecto de beneficiarios de empleados, para efectos de afiliaciones a seguridad social y prestaciones legales o extralegales.

9.4. Las zonas videovigiladas cuentan con señalización visible que informa la existencia del sistema, su finalidad y el responsable. No se instalan cámaras en áreas destinadas al descanso o al aseo personal. Las grabaciones se conservan por treinta (30) días calendario, salvo que deban preservarse por requerimiento de autoridad o investigación en curso.

10.1. Obtención. La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada, por escrito, por medios electrónicos (formularios web, correo, aceptación en línea) o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento. El silencio no constituye autorización.

10.2. Prueba. AUTOFRIO conserva prueba de la autorización otorgada por cada titular, por el medio que corresponda, y la mantiene disponible mientras dure el tratamiento.

10.3. Casos en que no se requiere autorización. Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10.4. Datos recolectados antes de la expedición de esta política. Respecto de los datos obtenidos con anterioridad y cuya autorización resulte imposible obtener o requiera un esfuerzo desproporcionado, AUTOFRIO publicará el aviso previsto en el artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015 en su sitio web y por comunicación directa a los titulares. Si transcurridos treinta (30) días hábiles el titular no ha manifestado su oposición, AUTOFRIO podrá continuar el tratamiento; en cualquier momento el titular podrá solicitar la supresión de sus datos.

Todo titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, previo trámite de consulta o reclamo ante AUTOFRIO.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Parágrafo — Límites a la supresión. La solicitud de supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, ni cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, el cumplimiento de obligaciones tributarias o contables, o el ejercicio de derechos de AUTOFRIO. En estos casos se informará al titular la razón de la negativa.

La Gerencia, a cargo de Jesús Verjel, es el área designada para atender las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares y para velar por la implementación de esta política.

• Correo electrónico: gerencia@autofrio.com.co
• Dirección física: VIA 40 85 999 PAR INDUSTRIAL LOGICA, Barranquilla
• Teléfono / WhatsApp: 301 789 5984

13.1. Consultas

El titular, sus causahabientes, su representante o apoderado podrán consultar la información que repose en las bases de datos de AUTOFRIO.

• Plazo de respuesta: diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la consulta.
• Cuando no sea posible atenderla en ese término, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

13.2. Reclamos

El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo que deberá contener:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección de notificación.
• Documentos que se quieran hacer valer.

Trámite:

1. Si el reclamo está incompleto, AUTOFRIO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Si AUTOFRIO no es competente, dará traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. Plazo de respuesta: quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo del reclamo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se informarán al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

13.3. Revocatoria de la autorización

El titular podrá revocar la autorización en cualquier momento, total o parcialmente, por los mismos canales. La revocatoria parcial —por ejemplo, para dejar de recibir comunicaciones comerciales— no afecta el tratamiento necesario para la ejecución del contrato ni para el cumplimiento de deberes legales. Todas las comunicaciones comerciales incluirán un mecanismo sencillo y gratuito para solicitar su cesación.

13.4. Requisito de procedibilidad

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AUTOFRIO.

En las ventas a crédito, AUTOFRIO podrá reportar el comportamiento de pago de sus clientes a operadores de información financiera, crediticia y comercial, en los términos de la Ley 1266 de 2008 y de la Ley 2157 de 2021.

Antes de reportar por primera vez una información negativa, AUTOFRIO comunicará previamente al titular esa circunstancia, con una antelación mínima de veinte (20) días calendario, mediante correo físico o electrónico registrado en la base de datos, con el fin de que el titular pueda demostrar o efectuar el pago.

La permanencia del dato negativo y su caducidad se sujetan a los términos legales. AUTOFRIO reportará la actualización correspondiente dentro de los plazos legales una vez el titular haya extinguido la obligación.

15.1. Encargados. AUTOFRIO transmite datos personales a terceros que prestan servicios por su cuenta —proveedores de software contable y ERP, servicios de nube, transportadoras, operadores de facturación electrónica, entidades financieras, firmas de contabilidad y de cobranza— quienes actúan como Encargados. Con cada uno se suscribe un contrato de transmisión que impone las obligaciones de seguridad y confidencialidad del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

15.2. Transferencia internacional. En su condición de importador, AUTOFRIO puede transferir datos de contacto de clientes a fabricantes y proveedores del exterior, exclusivamente para la atención de reclamaciones de garantía, soporte técnico y trámites de importación. Igualmente utiliza servicios de correo electrónico y almacenamiento en nube alojados fuera del país.

Estas transferencias se realizan hacia países que ofrecen niveles adecuados de protección o, en su defecto, con la autorización expresa e inequívoca del titular o mediante los mecanismos contractuales que la ley permite.

AUTOFRIO adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: control de accesos por perfiles de usuario, contraseñas, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas, y restricción del acceso físico a los archivos.

Incidentes de seguridad. Cualquier violación a los códigos de seguridad o incidente que comprometa la información de los titulares será reportado a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados, dentro de los términos y por los canales que la autoridad disponga.

Están obligadas a inscribir sus bases de datos en el RNBD administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT. AUTOFRIO verificará anualmente, con el cierre de sus estados financieros, si supera dicho umbral y, en caso afirmativo, realizará la inscripción y su actualización anual entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año.

No estar obligado al registro no exime del cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

Las bases de datos de AUTOFRIO tendrán una vigencia igual al término de la relación comercial o laboral y, con posterioridad a su terminación, por el tiempo necesario para cumplir las obligaciones legales de conservación —en particular, los diez (10) años previstos en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 para libros y papeles del comerciante— y para atender eventuales reclamaciones, acciones judiciales o requerimientos de autoridad.

Cualquier modificación sustancial a esta política será comunicada a los titulares antes de su implementación, mediante publicación en este sitio web y por los canales habituales de comunicación con clientes.

AUTOFRIO IMPORTACIONES S.A.S., NIT 900235771, con domicilio en VIA 40 85 999 PAR INDUSTRIAL LOGICA, Barranquilla, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que usted nos suministra.

Sus datos serán tratados para: gestionar la relación comercial (cotizaciones, pedidos, despachos, facturación, cartera y garantías), verificar identidad y capacidad crediticia, cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, atender requerimientos de autoridades, garantizar la seguridad de nuestras instalaciones y —cuando usted lo autorice— enviarle información comercial sobre productos, promociones y capacitaciones.

Como titular, usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, a solicitar prueba de la autorización y a revocarla, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Puede ejercer sus derechos escribiendo a gerencia@autofrio.com.co, en VIA 40 85 999 PAR INDUSTRIAL LOGICA, Barranquilla, teléfono 301 789 5984.

Consulta también los Términos y Condiciones y la Política de Garantías.